Как да премахнете дубликати в Excel - Изтрийте дублиращи се редове с няколко кликвания

Excel има много приложения, като следене на инвентара, поддържане на пощенски списък, изготвяне на отчети за продажби и много други.

С нарастването на базата данни един основен проблем, с който много потребители се сблъскват, е получаването на дублирани стойности и редове. Това може да направи изчисленията ви неточни и ще накара хората да поставят под въпрос вашата компетентност.

В крайна сметка може да дадете обобщен отчет с дублирани стойности или дори да изпратите писмо два пъти до едно и също лице. Така че ще трябва да намерите и премахнете дубликатите, за да избегнете тези малки грешки, които могат да имат сериозни последици.

Вариант 1: Използване на инструмента за премахване на дубликат

Тъй като този проблем се случва много, на лентата има специална команда, която улеснява справянето с дубликати. Такъв е случаят с последните версии на пакета Microsoft Office, като Excel 2007 до 2016 г.

Изберете таблицата, върху която ще работите

Първо, трябва да изберете клетките, към които е насочена, тъй като инструментът може да се използва за премахване на дубликати в цели редове или частично съвпадащи записи.

Можете да направите това, като изберете таблицата и след това натиснете Ctrl + A. Трябва да се уверите, че оригиналният файл е запазен, тъй като процесът изтрива дублирания за постоянно.

Кликнете върху раздела с данни в горната част на екрана

След като изберете диапазона, проверете горната част на екрана и щракнете върху раздела с данни. Ще бъдат показани различните команди и след това трябва да проверите за „премахване на дубликати“ и да кликнете върху него.

На екрана ще се появи малък диалогов прозорец. Първият ред се избира автоматично, когато се поставя отметка „моите данни имат заглавка“. Ако няма заглавка и данните започват от 1-ви ред, премахнете отметката от тази опция.

Натиснете бутона OK, за да премахнете дубликати

Вече е избрана цялата таблица и по този начин трябва да продължите и да натиснете бутона OK. Това ще изтрие всички дубликати. Подробностите за изтриването се появяват на екрана с оставащите уникални стойности и показваният брой премахнати дублирани записи.

Ако обаче искате да премахнете частични дубликати въз основа на конкретни колони, трябва да ги изберете, като оставите останалите. Ако таблицата съдържа много колони, най-добре е да премахнете избора от всички и след това просто да изберете тези, които се нуждаят от премахване на дупки.

След като приключите, трябва да щракнете върху OK. След това дублираната информация ще бъде премахната и подробностите ще бъдат показани на екрана.

Вариант 2: Използване на разширени филтри в Excel

Иконата за усъвършенстван филтър ви помага да идентифицирате и изтриете дубликати в Excel. Това може да се използва в най-новия пакет на Microsoft Office и версията от 2003 г. Трябва да отворите електронната си таблица в Excel и да изберете всички, като щракнете върху Ctrl + A.

Щракнете върху раздела с данни и след това разширен бутон под раздела за сортиране и филтриране

След това трябва да щракнете върху раздела Данни в горната част на екрана, където под него се появяват различни секции. Потърсете раздела за сортиране и филтриране и кликнете върху разширения бутон.

На екрана ще се появи диалогов прозорец, където можете да изберете „копиране на друго място“ или „филтриране на списъка на място“. Последният скрива всички редове с дубликати, докато първият генерира копие на записите.

Регулирайте обхвата на данните под "обхват на списъка"

В диалоговия прозорец има поле за списък с данни, попълнени от Excel. Ако искате да промените обхвата, можете да го направите, като го коригирате под „списък обхват“.

Оставянето на диапазона от критерии празно и копирането в полето е полезно само ако сте избрали да копирате на друго място. В противен случай го оставете празно за опцията „филтриране на списъка на място“.

Поставете отметка в квадратчето „Само уникални записи“

Под същия диалогов прозорец има поле с надпис "само уникални записи" - поставете отметка в това поле. Това казва на Excel да филтрира дубликати, като същевременно запазва уникални записи.

Щракнете върху OK, за да премахнете дубликати

След като изпълните този процес, можете да щракнете върху бутона OK, за да се отървете от дублиращите се копия. След това документът съдържа дублирани данни, с изключение на тези, които са били премахнати.

Тъй като процесът предполага, че в документа има заглавки, ако 1-ви ред съдържа дубликат, той няма да бъде премахнат. Изтрийте го ръчно, ако не е заглавка.

Когато използвате процеса на усъвършенстван филтър, можете да премахнете само дубликати в цялата таблица, тъй като няма избор да го направите частично. Можете обаче да премахнете дубликати и в същото време да създадете копие на данните.

Вариант 3: Използване на инструмент за отстраняване на дубликати с 2 щраквания на мишката

Освен вградените средства за премахване на дубликати, можете да използвате добавки като Ablebits дубликат за премахване, за да се отървете от дупки. Инструментът е многофункционален и може да изпълнява и други функции. Работи на всички операционни системи и всички версии на Excel. Тук ще се съсредоточим върху един начин за използване на инструмента, който отнема само 2 щраквания на мишката.

Изберете клетката в интересуващата таблица

Проверете таблицата, където трябва да дедупирате записите, и върху данните Ablebits щракнете върху „таблица за дедупиране“. Това избира цялата таблица и диалоговият прозорец ще се отвори с всички колони, избрани автоматично.

Изберете изтриване на дубликати от падащия списък под полето "изберете действие"

В долния десен ъгъл има падащ списък под полето за избор на действие. Изберете опцията за изтриване на дубликат и натиснете OK. Дублиращите се стойности ще бъдат изтрити, с изключение на първите случаи.

Премахване на дубликати в ключови колони

Процесът на щракване с 2 мишки може да се използва за премахване на дубликати на конкретни редове под решаващи колони. За да направите това, махнете отметката от останалите колони, оставяйки отметнати тези, които искате да дедупирате. Следвайте две точки по-горе и дубликатите ще бъдат премахнати.

Действието за избор може да се използва за други операции, като копиране на дубликати на друго място, без да ги изтривате. Използвайте падащото меню, за да изберете съответно, така че листът ви в Excel да е изряден и без грешки.

Заключителна дума

Изтриването на дубликати в Excel е лесно, като се използват трите опции, подчертани по-горе. Процесът е лесен и с това ръководство можете да го направите с няколко щраквания, за да получите най-добрата помощ за задание и помощ при работа от Excel.

Когато работите в Excel, винаги трябва да почиствате набора си от данни, като елиминирате непрофесионални грешки. Ако срещнете някакви предизвикателства, проверете дали данните, които се обработват, не са обобщени или очертани с подизбор

В такива случаи трябва да премахнете междинните суми и да ги очертаете, след което да използвате някой от методите по-горе. След това данните ще бъдат почистени, което улеснява много работата им.